Préparer les factures pour Paperless-ngx
Guide
Préparez les factures pour Paperless-ngx avec des correspondants, types de documents, étiquettes, dates et noms de fichiers stables, en contrôlant doublons et durée de conservation.
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Envoyer les factures originales vérifiées dans une archive Paperless-ngx cohérente. Paperless-ngx est une destination d’archivage, pas le fournisseur qui émet la facture. Une transmission utile conserve le fichier original et applique un vocabulaire de métadonnées cohérent une fois la facture vérifiée.
Classer manuellement les factures dans Paperless-ngx
Les documents entrent dans Paperless-ngx par envoi web depuis le tableau de bord, par le dossier de consommation (la méthode principale selon la documentation) ou par e-mail entrant.
- 1Ouvrez votre instance Paperless-ngx et connectez-vous.
- 2Glissez-déposez le PDF n’importe où dans l’application, ou utilisez le bouton d’envoi du tableau de bord.
- 3Vous pouvez aussi placer le fichier dans le dossier de consommation ; il est traité puis retiré du dossier.
- 4Vous pouvez enfin configurer un compte mail et des règles de messagerie dans les paramètres pour traiter les pièces jointes.
D’après l’aide officielle de Paperless-ngx, état octobre 2026. Les noms des menus peuvent changer dans l’espace client.
Bon à savoir
Par défaut, les comptes mail sont consultés toutes les 10 minutes.
Vous refaites cela chaque mois, pour chaque facture – ou BillGetter s’en charge.
Automatiquement avec BillGetter
- 1Ajoutez l’extension gratuite BillGetter à Chrome.
- 2Configurez les espaces clients de vos fournisseurs – avec un modèle vérifié ou l’enregistreur.
- 3Transmettez les factures à Paperless-ngx sous forme de PDF bien nommés et d’un export CSV.
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Les documents qui vont avec Paperless-ngx
- Facture originale vérifiée
- Avoir ou document de correction
- Métadonnées et étiquettes d’archive
Check-list pour la comptabilité
- Vérifiez fournisseur, date du document, numéro de facture, montant et lien de correction avant l’archivage.
- Utilisez des conventions cohérentes de correspondants, types de documents et étiquettes au lieu d’inventer de nouveaux libellés à chaque envoi.
- Vérifiez que Paperless-ngx a conservé l’original et n’a pas créé de doublon inexpliqué d’un document existant.
Nommage et transmission
Conservez le nom de fichier ou l’identifiant source comme contexte consultable tout en appliquant le schéma normalisé de correspondants et d’étiquettes de l’archive.
Arrêtez de télécharger vos factures à la main
Montrez une fois à BillGetter où se trouve votre facture. Ensuite, chaque nouvelle facture arrive automatiquement.
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Illustration de l’interface BillGetter avec des données de documents fictives.
Questions fréquentes
Comment les factures arrivent-elles dans Paperless-ngx ?
Les documents entrent dans Paperless-ngx par envoi web depuis le tableau de bord, par le dossier de consommation (la méthode principale selon la documentation) ou par e-mail entrant.
Dois-je donner mon mot de passe Paperless-ngx à BillGetter ?
Non. BillGetter fonctionne dans votre Chrome et utilise votre connexion existante à Paperless-ngx. L’extension n’enregistre ni identifiants ni saisies de formulaire.
Puis-je aussi récupérer d’anciennes factures Paperless-ngx ?
Oui, tant que Paperless-ngx les affiche encore dans votre compte. BillGetter reconnaît les factures déjà récupérées et les ignore.
Quels documents Paperless-ngx vont en comptabilité ?
Principalement : Facture originale vérifiée, Avoir ou document de correction, Métadonnées et étiquettes d’archive. Gardez les corrections et avoirs sur la même période pour que le mois reste complet.
Où arrivent les factures ?
En PDF avec un nom de fichier propre, au choix dans le BillGetter Cloud ou en local dans Téléchargements/BillGetter. Pour la comptabilité, il existe aussi un export CSV.
Combien coûte BillGetter ?
Vous démarrez gratuitement avec 5 documents par mois, stockés en local. Le stockage cloud et l’OCR sont disponibles à partir de 10 € par mois, avec 14 jours d’essai gratuit.